Quando e come iniziare a lavorare da remoto

Lo Smartworking è sicuramente il lavoro del futuro, ma come farlo diventare il lavoro del presente?

Per molti lavoratori non essere obbligati ad avere un ambiente di lavoro “fisso” ed avere la possibilità di lavorare da casa o da dovunque si voglia è uno dei primari obiettivi per il proprio futuro lavorativo.

Ma quando e come iniziare a lavorare da remoto?

Il processo che porta un lavoratore dall’azienda al remoto non è per nulla semplice, va pianificato e gestito come gran parte dei processi lavorativi.

Quali sono i requisiti per iniziare a lavorare da remoto?

Generalizzare questo tipo di processo è complesso in quanto ogni realtà ha degli elementi che la differenziano, ma cerchiamo di sintetizzare alcuni elementi ed alcuni step per affrontare al meglio questo cambiamento:

Standardizzare e regolarizzare il processo di lavoro

Lavorare in team da remoto non è come lavorare isieme in ufficio. Per questo la pianificazione e la metodologia del lavoro va rivista.

Mentre si lavora da remoto non si hanno moltissime possibilità di confronto come quando si lavora nella stessa struttura. É importante per questo avere una standardizzazione della processo lavorativo riconosciuto e attuato da tutto il team.
Il processo deve essere il più veloce e fluido possibile in quanto i punti di stallo o di attesa si allungano molto di più rispetto a quando si lavora in azienda.

Riprogrammare il lavoro per obiettivi

Stilare un calendario con i vari obiettivi per il team ed avere dei compiti assegnati con delle scadenze è fondamentale, in quanto ti permette di monitorare il lavoro di tutti, attività più complessa quando non si lavora nella stessa struttura.

La calendarizione degli obiettivi va programmata, monitorata e rivista con frequenza.

Ad esempio calendarizzare un obiettivo a 2 mesi non è del tutto ottimale in quanto solo in vicinanza della scadenza ci si potrà rendere conto se i tempi sono stati rispettati. Suddividere lo stesso obiettivo in 10 microobiettivi e calendarizzarli e monitorarli settimana per settimana, ci farà capire sin da subito se le tempistiche sono quelle previste.

Integrare tools per la collaborazione a distanza

Ci sono molti software che permettono di migliorare la collaborazione a distanza ed è fondamentale utilizzarli. Questi strumenti possono:

  • Aiutare la comunicazione tra il team
  • Migliorare la gestione dei progetti
  • Monitorare il lavoro del team
  • Condivisione dei file e dei documenti

In questo articolo puoi trovare alcuni Tools utili.

Testare la remotizzazione

Prima di mettere in atto la remotizzazione del lavoro è un bene provare a testare questo cambiamento, per valutare se il team è pronto a sostenerlo o se ci sono ancora delle cose da affinare e sistemare prima di attuarlo definitivamente.

Un buon test potrebbe essere quello di remotizzare il lavoro per un periodo limitato solo per alcuni giorni a settimana.

É importante alla fine del test definire quali sono stati i momenti che hanno portato delle problematiche al processo lavorativo e identificare delle soluzioni. Successivamente ripetere il test con le soluzioni scelte. Nel momento in cui si valuta il processo abbastanza fluido si può attuare definitivamente la remotizzazione del lavoro.

Organizzare ambiente e orari di lavoro

Lavorare in un ambiente non pensato principalmente per lavorare (come la propria casa), può comportare dei problemi per il lavoratore. Le distrazioni possono essere maggiori e la mancanza di alcuni strumenti adeguati per il lavoro potrebbero portare il lavoratore a non essere efficiente.

É importante per ogni lavoratore trovare l’ambiente più giusto per lui. Anche in questo caso utilizzare un processo di test in vari ambienti (casa, coworking etc..) può farvi capire dove poter lavorare al meglio.

Strettamente legata all’efficienza del lavoro è il tempo lavorativo. Lavorando per obiettivi e scadenze è importante gestire al meglio il proprio orario di lavoro.

Il rischio è quello di essere meno efficienti  e portare a termine un lavoro con tempistiche più lunghe, questo comporterebbe un aumento delle ore lavorate.

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